Драйв

Драйв — облачное хранилище файлов, встроенное в Голову. Файлы, которые вы видите в Драйве, и файлы внутри проектов — это одни и те же файлы: синхронизация работает в обе стороны.

Зачем это нужно: документы по проекту — коммерческие предложения, складские ведомости, счета, договоры — перестают быть разбросаны по почте и локальным папкам. Всё лежит в одном месте, доступно с любого устройства, и этим можно поделиться с заказчиком одной ссылкой.

Как открыть

В шапке системы нажмите «Сервисы» → «Драйв».

Драйв открывается в отдельной вкладке, на собственном адресе. Вход бесшовный: если вы уже работаете в Голове, логиниться повторно не нужно.

Включение и права доступа

Как и все новые модули, Драйв по умолчанию скрыт — доступ выдаёт администратор.

Откройте База данных → Сотрудники → Опции → Шаблоны доступа, отредактируйте нужный шаблон и перейдите на вкладку Сервисы.

У сервиса две настройки.

Показать или скрыть. Включает доступ к интерфейсу Драйва, кнопки сохранения документов на Драйв внутри проектов и синхронизацию раздела «Файлы».

Полный доступ или только мои.

права на файлы наследуются из прав на проект. Если у сотрудника нет доступа к проекту, он не увидит и папку этого проекта на Драйве. При увольнении сотрудника доступ к Драйву пропадает полностью.

Разделы

Слева расположено меню.

Мой диск — файлы и папки, которые вы загрузили или создали сами.

Системные — папки, которые наследуются из Головы. Их структура повторяет структуру системы: сейчас это «Проекты», а в дальнейшем появятся «Каталог» и базы данных. Смысл в том, что любой файл, загруженный в соответствующий модуль системы, автоматически окажется в своей системной папке на Драйве.

Все файлы — сквозной список: системные, ваши собственные и доступные вам.

Доступные мне — файлы, которыми с вами поделились коллеги.

Избранное — то, что вы пометили звёздочкой.

Закреплённые — папки для быстрого доступа. Перетащите сюда те, с которыми работаете чаще всего.

Лог — история действий с файлами.

Корзина — удалённые файлы со счётчиком.

Структура папки проекта

Внутри «Системные → Проекты» лежат папки всех ваших проектов. Каждая названа по схеме «ID — Название (дата)», так что проект легко найти поиском по номеру.

Внутри папки проекта — шесть системных подпапок:

Внутри Прочее файлы разложены по подпапкам — по тем разделам проекта, которые не вынесены на первый уровень: Задачи, Контакты, Персонал, Пропуска, Сводная по проекту, Таймлайн, Транспорт.

То есть если вы прикрепили файл к задаче или загрузили документ в разделе «Персонал», искать его на Драйве нужно в «Прочее», в одноимённой подпапке.

Подробнее о том, как документы попадают в эти папки, — в статье «Сохранение документов на Драйв».

Дашборд

Внизу меню всегда виден объём: сколько места занято и сколько доступно по вашему плану. Оттуда же ссылка на увеличение лимита.

По клику открывается дашборд хранилища — подробная картина того, чем занято место:

• Сводка — процент заполнения, занято из лимита, сколько всего файлов и папок, сколько свободно

• Последние загрузки и самые большие файлы — с типом, именем и размером

• Динамика загрузок и изменений — график за последние 30 дней

• По типу — видео, изображения, PDF, архивы, документы и прочее: сколько файлов каждого вида и сколько они занимают

• Возраст файлов — что загружено в этом месяце, а что лежит дольше

• Расширения — какие форматы занимают больше всего места

Дашборд отвечает на практический вопрос: почему кончается место. Обычно виновником оказывается десяток видеофайлов, и это сразу видно в блоке «Самые большие файлы».

Статьи раздела

• Интерфейс и файлы — навигация, поиск, просмотр и правка документов прямо в браузере

• Как поделиться файлом — четыре способа и что видит внешний получатель

• Сохранение документов на Драйв — КП, складские ведомости и пакеты документов из проекта