Шаблоны
Каждый пакет, который вы видите у себя в аккаунте Golova, состоит из своего собственного набора шаблонов. Нажав на кнопку «Шаблоны» получаем доступ ко всем шаблоном вашего профиля с возможностью их просмотра и редактирования.
Любой шаблон здесь, по сути, обычный готовый документ, типа тех, что вы составляете с юристом или бухгалтером (счёт, договор, акт, т.п.), но при этом определённые места у этого документа заменены сочетаниями технических символов — переменными. Переменные замещают информацию уникальную для каждого отдельно взятого проекта: название проекта, перечень оборудования и услуг, цифры их стоимости, суммы налогов, имена фирм и контрагентов, реквизиты и т.п. Когда вы генерируете набор документов на основе пакета, на место переменных автоматически подгружается информация, которую вы внесли ранее, работая в разделах данного проекта и с вашими базами данных. На выходе получаем набор документов в которых уже участвуют реальные цифры, даты и имена, готовый к подписанию с клиентом, и к предоставлению в качестве разного рода отчётности.
Создание нового шаблона
Если вам нужно в дальнейшем использовать какой-либо из ваших документов в качестве типового, т.е. создать на его основе шаблон, от вас потребуются следующие действия:
- Замените в электронной версии исходного документа всю уникальную информацию о проекте, к которому он относится, на переменные.
- Переконвертируйте полученный файл в формат docx.
- Полученный таким образом шаблон загружаем в ваш аккаунт на сайт Golova.io нажав последовательно «Шаблоны»/«Добавить»/«Choose file»;
- На этой же странице вписываем наименование создаваемого шаблона, и заполняем поля которые отвечают за то, как будет формироваться при генерировании на основе данного шаблона имя реального документа (то есть то имя, под которым новый документ будет проходить в системе) («Префикс», «Нумерация», «Разделение на версии», «Постфикс», «Дата»), а также поля формирующие имя файла этого документа (то есть имя, которое выбудете видеть при скачивании файла) («Имя файла», «Имя файла постфикс»)
- Кликаем на кнопку «Добавить».
И новый шаблон появляется в списке.
Теперь, чтобы получить возможность создавать на его основе документы, нужно будет либо добавить этот шаблон к одному из уже существующих пакетов, либо создать новый пакет с участием данного шаблона.